فهرست‌بندی یکی از مهم‌ترین و در عین حال دردسر‌سازترین کارهایی است که گاهی مجبوریم در Word انجام دهیم؛ به خصوص اگر در حال نوشتن پایان‌نامه یا یک مقاله بلند باشیم. در فهرست‌نویسی دو روش وجود دارد: روش دستی و روش خودکار.
در ابتدا شما باید از سربرگ Home به کادر گروه Paragraph مراجعه کنید و روی فلش کوچکی که در گوشه سمت راست پایین این کادر گروه قرار دارد کلیک کنید. با این انتخاب پنجره‌ای جدید باز خواهد شد که این پنجره با نام Paragraph شامل تنظیمات مربوط به پاراگراف‌ها می‌باشد. از این پنجره به گوشه سمت چپ پایین آن مراجعه کرده و گزینه Tabs را انتخاب نمایید. با انتخاب Tabs پنجره کوچک دیگری باز خواهد شد که شامل گزینه‌هایی برای تنظیمات فهرست‌نویسی است. این گزینه‌ها و تغییراتی که برای فهرست‌نویسی ایجاد می‌کنند به صورت زیر هستند:
Tab Stop Position : توسط این گزینه شما مشخص خواهید کرد که فاصله بین ابتدای خط‌های فهرست تا انتهای آن‌ها چه قدر باشد. مقدار این فاصله بنا به نوع فهرست و اندازه صفحه (کاغذ) در نظر گرفته شده، متفاوت است اما معمولا برای کاغذ در اندازه A4 به مقدار 15cm و یا 12 (دوازده یا پانزده سانتیمتر) در نظر گرفته می‌شود.
Alignment : این گزینه برای ترازبندی نوشته‌های شما استفاده می‌شود و توسط گزینه‌های آن می‌توانید مکان قرارگیری فهرست در صفحه را مشخص کنید. گزینه‌های آن شامل Right که برای ترازبندی نوشته‌ها از سمت است و نامنظمی خطوط در سمت چپ ایجاد می‌شود، Center که این گزینه فهرست‌نویسی را از وسط نوشته‌ها ترازبندی می‌کند، Left که این گزینه برای ترازبندی نوشته‌ها در قسمت دوم فهرست (شماره صفحه) از سمت چپ استفاده می‌شود که با انتخاب و استفاده از این گزینه خطوطی با یک اندازه واحد در طول فهرست خود خواهید داشت و Leader که خود شامل چهار گزینه می‌باشد که نوع خط بین عنوان و شماره صفحه را از این گزینه می‌توانید مشخص کنید، می‌شود. البته استفاده از گزینه None باعث می‌شود تا هیچ خط، نقطه‌چین و موارد دیگری بین عنوان و شماره صفحه قرار نگیرد.
با اعمال تنظیمات مورد نیاز شما برای ساخت فهرست در پنجره بالا، تغییرات آن را تایید کنید (گزینه Set) را انتخاب کنید و به صفحه Word خود برگردید و اقدام به نوشتن عنوان اول کنید.
سپس برای نوشتن شماره صفحه در انتهای خط (فاصله تعیین شده از سمت شما) کلید Tab را از صفحه کلید خود بفشارید. حال می‌بینید که خط بین عنوان و شماره صفحه کشیده شده و سپس شماره صفحه را وارد کرده و با فشردن کلید Enter به خط بعدی بروید.
فهرست‌نویسی به صورت خودکار یکی از ویژگی‌های برنامه Word می‌باشد. شما در این نوع فهرست‌نویسی نیازی نخواهید داشت تا مانند روش دستی، اقدام به وارد نمودن عناوین و شماره صفحه به صورت دستی کنید بلکه برنامه Word این کار را به صورت خودکار برای شما انجام می‌دهد!
از مزایای استفاده از این نوع فهرست‌نویسی این است که در کم‌ترین زمان و با حداکثر دقت این کار انجام‌پذیر می‌باشد.
برنامه Word برای ساختن چنین فهرستی نیاز به اطلاعاتی دارد که شما در متن خود استفاده می‌کنید. یکی از مهم‌ترین این اطلاعات تعریف سبک Heading1 و Heding2 و Heading3 برای عناوین نوشته شده در متن است.
برای نوشتن یک فهرست خودکار، برای تیتر اصلی در تمامی صفحات متن باید از سبک Heading1 استفاده کنید و برای تیتر دوم که زیر مجموعه تیتر یک است از Heading2. برای دسترسی به سبک‌های نوشتاری (Style) از سربرگ Home به کادر گروه Styles مراجعه کرده و اقدام به انتخاب سبک مورد نیاز خود کنید.
اگـر سبکی را که برای عنوان‌هـای متـن خـود در نظر دارید، بین سبک‌های Heading 1,2,3 موجود برنامه یافـت نکردیـد می‌توانیـد اقـدام به ساخـت یک سبک سریع و جدیـد با نام (Heading (1,2,3 نمایید و از آن استفاده کنید.
برای این کار باید پـس از ساخت سبک جدید متناسب با نیاز خود و انتخاب آن و باز کردن کادر محاوره‌ای سبک‌ها از گزینه Save Selection as a New Quick Style برای ذخیره‌سازی سبک جدید استفاده نمایید.
این نکته را به یاد داشته باشید که پس از ایجاد سبکی جدید برای عنوان اصلی، در زمان انتخاب نام حتما از نام‌های (Heading (1,2,3 استفاده نمایید. از این پس شما می‌توانید از سبک جدید برای عناوین استفاده کنید.
عالی بود از هر نظر