نسخه جدید از مجموعه آفیس مایکروسافت، تمرکز اصلی خود را روی کار گروهی
گذاشته و نسخه دسکتاپ آفیس 2016 به فضای ابری وابسته شده است. با توجه به
این قابلیت به عنوان کاربر، بهتر است اول از همه نحوه ذخیره فایل و
اشتراک گذاری آن را بدانید. این کار در آفیس 2016 توسط ابزاری به نام
OneDrvie انجام می شود. برای این کار ابتدا در محیط برنامه آفیس مورد
نظرتان (مانند Word یا Excel) به ایجاد فایل یا باز کردن فایلی که قصد
اشتراک گذاری آن را دارید، اقدام کنید. سپس در گوشه بالای سمت راست پنجره،
روی دکمه Share کلیک کنید؛ البته قبل از این باید با حساب کاربری
مایکروسافت خود در محیط برنامه وارد شوید. اکنون روی دکمه Save to cloud
کلیک کنید؛ با این کار به محیط Save as برنامه خواهید رفت. در این صفحه
ابتدا محیط OneDrive و سپس محل ذخیره فایل و نام آن را انتخاب کنید. در
محیط Share می توانید در قسمت Invite people به دعوت افراد برای
اشتراک گذاری فایل با آن ها اقدام کنید. این کار از طریق وارد کردن آدرس
ایمیل یا استفاده ازفهرست تماس امکان پذیر است. همچنین می توانید در این
بخش مجوزهای دسترسی برای مشاهده یا ویرایش فایل را تغییر دهید. در نهایت
پیامی را که می خواهید، افراد دیگر هنگام دسترسی به فایل مشاهده کنند، در
صورت تمایل وارد و روی Share کلیک کنید. اگر مایل نیستید از این روش
اشتراک گذاری استفاده کنید، کافی است روی Get a sharing link کلیک کنید تا
لینکی برای مشاهده و اصلاح فایل دریافت کنید. در نهایت می توانید این لینک
را از طریق ایمیل یا پیام متنی برای دیگران ارسال کنید.